Ответ в теме: Вопросы правлению
Предложение членам Правления.
Нам прислали счет на 600 руб. за въезд в июне большегрузной машины, которая к нам не приезжала. По всей видимости, произошла ошибка и счет нам выставили ошибочно, который мы естественно оплачивать не будем и который необходимо просто отозвать и удалить.
Чтобы в будущем таких ошибок не возникало, предлагаю ввести процедуру для заезда большегрузных машин, по которым предусмотрена оплата за въезд, в следующем порядке:
1. Завести на посту охраны журнал для учета въезжающих большегрузных автомобилей.
2. Собственник сам вписывает данные ожидаемого большегрузного автомобиля в журнал, с внесением своего номера участка, ФИО и с заверением своей подписью.
3. Охранник проводит соответствие вписанных данных с человеком представляющимся собственником.
4. Охранник на основании этой записи впускает большегрузный автомобиль в поселок, указав в журнале фактическое время заезда.
5. На основании завершенной записи в журнале (запись собственника и запись охранника) бухгалтером выставляется счет собственнику.
На мой взгляд, здесь нет ничего сложного и время затратного, зато будут исключены ошибки в выставлении счетов и возможные лукавства, по номерам участков, со стороны водителей въезжающий большегрузных машин.
Если собственник сам не может вносить запись, то здесь можно подумать о возможных вариантах, таких как написание доверенности или запись сделанная по телефону, с последующим заверением подписью при посещении поселка.
Процедуру можно и нужно доработать, исходя из возможных ситуаций.
Данное предложение носит рекомендательный характер и не призывает к действиям.